POLITYKA PRYWATNOŚCI FLY4SMILE

Obowiązuje od 17 sierpnia 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Fly4Smile, w szczególności danych przekazywanych za pośrednictwem strony internetowej, formularzy kontaktowych, poczty elektronicznej, telefonu, komunikatorów oraz w związku z organizacją i koordynacją pobytu związanego z planowanym leczeniem za granicą.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

FLY4SMILE MEDICAL TOURISM LTD
Spółka zarejestrowana w Anglii i Walii
Numer spółki: 16059266
Siedziba: First Floor Office, 3 Hornton Place, London, W8 4LZ, United Kingdom
E-mail ogólny: kontakt@fly4smile.pl
E-mail w sprawach dotyczących danych osobowych: contact@fly4smile.co.uk
Telefon: +44 7520 636317

Dalej administrator jest nazywany „Fly4Smile”.

Fly4Smile przetwarza dane zgodnie z UK GDPR, brytyjską ustawą Data Protection Act 2018 oraz – w zakresie, w jakim ma ona zastosowanie do usług kierowanych do osób znajdujących się w Unii Europejskiej lub Europejskim Obszarze Gospodarczym – Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym dalej „RODO”.

2. Zakres stosowania Polityki

Polityka ma zastosowanie do danych osób, które:

• odwiedzają stronę internetową Fly4Smile;
• przesyłają zapytania lub wypełniają formularze;
• przekazują zdjęcia, zdjęcia RTG, wyniki badań lub inne informacje dotyczące zdrowia;
• kontaktują się przez e-mail, telefon lub WhatsApp;
• otrzymują wstępny plan leczenia lub wycenę;
• zawierają umowę z Fly4Smile;
• korzystają z organizacji, koordynacji i zakwaterowania;
• składają reklamację lub inne zgłoszenie;
• wyrażają zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych;
• dobrowolnie udostępniają opinię, zdjęcia, film lub wizerunek.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od rodzaju kontaktu i zakresu usług Fly4Smile może przetwarzać:

Dane identyfikacyjne i kontaktowe

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• kraj zamieszkania;
• preferowany język kontaktu.

Dane dotyczące organizacji pobytu

• planowany termin przyjazdu i wyjazdu;
• liczba osób;
• długość pobytu;
• informacje dotyczące zakwaterowania;
• dane potrzebne do dokonania rezerwacji hotelowej;
• dane z dokumentu tożsamości, jeżeli są niezbędne do realizacji konkretnej rezerwacji albo spełnienia obowiązku prawnego.

Dane dotyczące zdrowia

• informacje o stanie zdrowia;
• informacje o chorobach przewlekłych;
• informacje o przyjmowanych lekach;
• informacje o alergiach i możliwych przeciwwskazaniach;
• informacje o wcześniejszym leczeniu;
• zdjęcia twarzy, ciała, uzębienia lub obszaru planowanego zabiegu;
• zdjęcia RTG, tomografię oraz inne obrazy diagnostyczne;
• wyniki badań;
• dokumentację medyczną;
• informacje potrzebne do przeprowadzenia wstępnej konsultacji i przygotowania planu leczenia.

Dane dotyczące zdrowia są danymi szczególnej kategorii i podlegają podwyższonej ochronie.

Dane związane z umową i płatnościami

• informacje o zawartej umowie;
• zakres usług Fly4Smile;
• termin i miejsce pobytu;
• wysokość, termin i waluta płatności;
• potwierdzenia transakcji;
• dane niezbędne do wystawienia dokumentu księgowego;
• informacje dotyczące zmiany terminu, rezygnacji lub reklamacji.

Fly4Smile nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych. Płatności mogą być obsługiwane przez zewnętrznych operatorów zgodnie z ich własnymi zasadami prywatności i bezpieczeństwa.

Dane komunikacyjne

• treść wiadomości e-mail;
• treść rozmów i wiadomości przekazywanych przez WhatsApp lub inne komunikatory;
• przesłane pliki i załączniki;
• informacje o dacie i sposobie kontaktu;
• ustalenia dotyczące oferty, pobytu i realizacji usług.

Dane techniczne

• adres IP;
• rodzaj urządzenia;
• rodzaj przeglądarki i systemu operacyjnego;
• informacje o aktywności na stronie;
• identyfikatory internetowe;
• informacje zapisane w plikach cookies lub podobnych technologiach.

4. Skąd otrzymujemy dane

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od osoby, której dotyczą, w szczególności przez:

• formularz dostępny na stronie;
• wiadomość e-mail;
• rozmowę telefoniczną;
• WhatsApp lub inny komunikator;
• podpisaną umowę;
• dokumenty i materiały przekazane w związku z planowaną konsultacją lub pobytem.

Dane możemy również otrzymać:

• od osoby działającej w imieniu Klienta, jeżeli posiada odpowiednie upoważnienie;
• od placówki medycznej w zakresie niezbędnym do przekazania planu, wyceny lub informacji organizacyjnych;
• od hotelu w zakresie dotyczącym rezerwacji;
• od operatora płatności w zakresie potwierdzenia transakcji;
• automatycznie podczas korzystania ze strony, zgodnie z ustawieniami cookies.

Osoba przekazująca Fly4Smile dane innej osoby powinna posiadać odpowiednie upoważnienie oraz poinformować tę osobę o zasadach przetwarzania danych.

5. Cele i podstawy przetwarzania danych

Obsługa zapytania

Dane kontaktowe oraz informacje dotyczące oczekiwanych usług przetwarzamy w celu:

• udzielenia odpowiedzi;
• nawiązania kontaktu;
• ustalenia potrzeb Klienta;
• przygotowania dalszych działań na żądanie Klienta.

Podstawą przetwarzania jest podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz odpowiednie przepisy UK GDPR.

Przygotowanie konsultacji, planu leczenia i wyceny

Dane dotyczące zdrowia, zdjęcia, zdjęcia RTG, wyniki badań i dokumentację medyczną przetwarzamy w celu:

• oceny kompletności zgłoszenia;
• dobrania odpowiedniej placówki medycznej;
• przekazania dokumentacji do jednej lub kilku odpowiednio dobranych placówek w Turcji;
• uzyskania wstępnej konsultacji;
• przygotowania planu leczenia i wyceny;
• przedstawienia Klientowi indywidualnej oferty.

Podstawą przetwarzania jest:

• zgoda osoby, której dane dotyczą – art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
• wyraźna zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia – art. 9 ust. 2 lit. a RODO;
• odpowiednie przepisy UK GDPR dotyczące wyraźnej zgody na przetwarzanie danych szczególnej kategorii.

Zgoda jest udzielana poprzez samodzielne zaznaczenie odpowiedniego pola w formularzu. Pole nie jest zaznaczone domyślnie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem, ale może uniemożliwić przygotowanie lub dalszą realizację konsultacji.

Zawarcie i wykonanie umowy

Dane przetwarzamy w celu:

• zawarcia i wykonania umowy z Fly4Smile;
• organizacji i koordynacji pobytu;
• rezerwacji zakwaterowania;
• kontaktu przed wyjazdem i podczas pobytu;
• realizacji indywidualnych ustaleń;
• przekazania dokumentów i informacji związanych z rezerwacją.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem.

Rezerwacja zakwaterowania

W celu dokonania rezerwacji hotelowej możemy przekazać hotelowi:

• imię i nazwisko;
• termin pobytu;
• liczbę osób;
• rodzaj pokoju;
• inne dane niezbędne do realizacji konkretnej rezerwacji.

Dane dotyczące zdrowia nie są przekazywane hotelowi, chyba że jest to konieczne do spełnienia konkretnej prośby Klienta, na przykład dotyczącej dostępności, i istnieje odpowiednia podstawa prawna.

Obowiązki księgowe i prawne

Dane związane z umową i płatnościami przetwarzamy w celu:

• prowadzenia księgowości;
• wykonywania obowiązków podatkowych;
• dokumentowania rozliczeń;
• realizacji innych obowiązków wynikających z prawa.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz odpowiednie przepisy prawa brytyjskiego.

Reklamacje i roszczenia

Dane możemy przetwarzać w celu:

• rozpatrywania reklamacji;
• wyjaśnienia przebiegu współpracy;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• zapewnienia pomocy w przekazaniu zgłoszenia do placówki medycznej.

Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Fly4Smile – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jeżeli w związku z roszczeniem konieczne jest przetwarzanie danych dotyczących zdrowia, podstawą może być również art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

Bezpieczeństwo strony i systemów

Dane techniczne możemy przetwarzać w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa strony;
• zapobiegania nadużyciom;
• wykrywania błędów;
• ochrony kont, formularzy i systemów informatycznych;
• prowadzenia niezbędnych rejestrów technicznych.

Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Fly4Smile – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Marketing bezpośredni

Dane kontaktowe mogą być wykorzystywane do przesyłania informacji marketingowych, jeżeli osoba wyraziła odpowiednią zgodę lub jeżeli inne obowiązujące przepisy wyraźnie na to pozwalają.

Zgoda marketingowa jest dobrowolna, oddzielna od zgody na przetwarzanie danych zdrowotnych i może zostać wycofana w dowolnym momencie.

Zdjęcia, opinie i materiały „przed i po”

Fly4Smile może wykorzystywać zdjęcia, filmy, wypowiedzi, opinie, wizerunek lub opis historii Klienta wyłącznie po uzyskaniu oddzielnej, dobrowolnej i wyraźnej zgody określającej zakres oraz miejsca publikacji.

Zgoda na publikację wizerunku lub materiałów „przed i po” nie jest warunkiem otrzymania oferty ani skorzystania z usług Fly4Smile lub placówki medycznej.

6. Przekazywanie danych placówkom medycznym

W celu uzyskania wstępnej konsultacji, planu leczenia i wyceny Fly4Smile może przekazać dane dotyczące zdrowia, zdjęcia, zdjęcia RTG, wyniki badań oraz pozostałą dokumentację jednej lub kilku placówkom medycznym w Turcji.

Placówki są dobierane na podstawie:

• rodzaju planowanego leczenia;
• przekazanej dokumentacji;
• specjalizacji placówki;
• dostępności odpowiedniej procedury;
• możliwości przygotowania planu i wyceny.

Ponieważ wybór placówki następuje po analizie zgłoszenia, jej nazwa nie musi być znana w chwili wypełniania formularza. Nazwa placówki, której oferta zostanie przedstawiona Klientowi, zostanie wskazana w indywidualnym planie, ofercie lub pozostałej dokumentacji przekazanej Klientowi.

Fly4Smile przekazuje placówce wyłącznie dane niezbędne do przeprowadzenia konsultacji, przygotowania wstępnego planu leczenia i wyceny.

Dokumentacja nie jest przekazywana placówkom w celach niezwiązanych ze zgłoszeniem Klienta ani w celach marketingowych bez odrębnej podstawy prawnej.

Placówka medyczna może działać jako odrębny administrator danych w zakresie, w którym samodzielnie przeprowadza ocenę medyczną oraz decyduje o sposobie przygotowania planu leczenia. Placówka może przekazać Klientowi własną informację dotyczącą przetwarzania danych.

7. Przekazywanie danych do Turcji i innych państw

FLY4SMILE MEDICAL TOURISM LTD ma siedzibę w Wielkiej Brytanii. Dane mogą być przetwarzane w Wielkiej Brytanii w związku z działalnością administratora.

W związku z przygotowaniem konsultacji, planu leczenia, wyceny, organizacją pobytu i zakwaterowania dane mogą być przekazywane do Turcji, w szczególności:

• wybranym placówkom medycznym;
• hotelom;
• osobom zapewniającym niezbędne wsparcie organizacyjne lub językowe.

Turcja nie jest objęta ogólną decyzją Komisji Europejskiej ani brytyjskimi regulacjami stwierdzającymi odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

Oznacza to, że przepisy obowiązujące w Turcji mogą nie zapewniać identycznego poziomu ochrony jak UK GDPR lub RODO, a wykonywanie niektórych praw może być trudniejsze.

Przekazanie danych dotyczących zdrowia placówkom medycznym w Turcji odbywa się na podstawie wyraźnej, świadomej zgody osoby, której dane dotyczą, udzielonej w związku z jej dobrowolnym zgłoszeniem i żądaniem przygotowania konsultacji, planu leczenia oraz wyceny.

Fly4Smile ogranicza zakres przekazywanych danych do informacji niezbędnych dla danego celu oraz podejmuje rozsądne działania służące ochronie poufności i bezpieczeństwa dokumentacji.

Dostawcy technologiczni mogą przetwarzać określone dane poza Wielką Brytanią lub EOG zgodnie ze stosowanymi przez nich mechanizmami prawnymi i zabezpieczeniami transferu danych.

8. Odbiorcy danych

Dane mogą zostać udostępnione, w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu:

• placówkom medycznym;
• lekarzom i upoważnionemu personelowi medycznemu;
• hotelom i dostawcom zakwaterowania;
• osobom zapewniającym wsparcie organizacyjne lub językowe;
• dostawcom hostingu i obsługi strony;
• dostawcom poczty elektronicznej;
• dostawcom systemów CRM i formularzy internetowych;
• dostawcom usług chmurowych i przechowywania danych;
• dostawcom usług płatniczych;
• księgowym, prawnikom, ubezpieczycielom i innym profesjonalnym doradcom;
• dostawcom narzędzi analitycznych i reklamowych, zgodnie z ustawieniami cookies;
• organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Fly4Smile nie sprzedaje danych osobowych.

Podmioty przetwarzające dane w imieniu Fly4Smile otrzymują dostęp wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych zadań.

9. Komunikacja przez WhatsApp

Jeżeli Klient wybiera kontakt przez WhatsApp, jego numer telefonu, nazwa profilu, treść wiadomości, dane techniczne i przesyłane pliki mogą być przetwarzane przy użyciu infrastruktury dostawcy komunikatora.

WhatsApp jest usługą zewnętrzną należącą do grupy Meta i przetwarza określone informacje zgodnie z własnymi zasadami prywatności.

Klient może poprosić o prowadzenie kontaktu i przekazanie dokumentacji innym dostępnym kanałem.

Ze względu na szczególny charakter danych dotyczących zdrowia Klient powinien przekazywać przez komunikator wyłącznie informacje i dokumenty niezbędne do obsługi jego sprawy.

10. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, jednak:

• bez podstawowych danych kontaktowych Fly4Smile może nie być w stanie odpowiedzieć na zapytanie;
• bez danych dotyczących zdrowia i wymaganej zgody placówka może nie być w stanie przygotować konsultacji, planu leczenia lub wyceny;
• bez danych niezbędnych do zawarcia umowy lub rezerwacji zakwaterowania wykonanie odpowiedniej usługi może być niemożliwe.

Odmowa zgody marketingowej lub zgody na publikację zdjęć nie wpływa na możliwość otrzymania oferty ani skorzystania z usług.

11. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Co do zasady:

• dane dotyczące zapytań, które nie doprowadziły do zawarcia umowy – do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu;
• dokumentacja zdrowotna przekazana w celu przygotowania konsultacji, która nie doprowadziła do zawarcia umowy – do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zgoda zostanie wcześniej wycofana lub dalsze przechowywanie będzie uzasadnione roszczeniem;
• dane związane z zawartą umową, płatnościami i organizacją pobytu – przez okres wykonywania umowy, a następnie co do zasady do 6 lat;
• dane niezbędne do rozliczeń – przez okres wymagany przepisami księgowymi i podatkowymi;
• dane związane z reklamacjami i roszczeniami – do zakończenia sprawy i upływu właściwego okresu przedawnienia;
• dane wykorzystywane do marketingu na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub stwierdzenia, że dane nie są już aktualne;
• dane dotyczące zgody – przez okres korzystania z danych oraz przez czas niezbędny do wykazania, że zgoda została prawidłowo udzielona;
• dane związane z publikacją wizerunku i materiałów „przed i po” – przez okres określony w udzielonej zgodzie lub do jej wycofania, z uwzględnieniem materiałów wcześniej zgodnie z prawem opublikowanych;
• dane techniczne i cookies – przez okresy wskazane w Polityce cookies.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo albo niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

12. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy i celu przetwarzania przysługuje prawo do:

• uzyskania informacji o przetwarzaniu danych;
• dostępu do danych;
• otrzymania kopii danych;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• uzupełnienia niekompletnych danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przeniesienia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody w dowolnym momencie;
• złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów, w szczególności gdy dalsze przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W celu wykonania swoich praw należy skontaktować się z Fly4Smile:

contact@fly4smile.co.uk

Przed realizacją wniosku Fly4Smile może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

13. Wycofanie zgody

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie:

• wysyłając wiadomość na adres contact@fly4smile.co.uk;
• kontaktując się z Fly4Smile przez dotychczas używany kanał komunikacji;
• korzystając z dostępnego mechanizmu rezygnacji, jeżeli został udostępniony.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wycofanie zgody na przetwarzanie danych zdrowotnych może uniemożliwić uzyskanie lub dalszą realizację konsultacji, planu leczenia i wyceny.

14. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może złożyć skargę do:

• Information Commissioner’s Office (ICO) w Wielkiej Brytanii: www.ico.org.uk;
• Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce: www.uodo.gov.pl;
• innego właściwego organu nadzorczego w państwie swojego miejsca zamieszkania, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia.

Można wcześniej skontaktować się z Fly4Smile w celu bezpośredniego wyjaśnienia sprawy, jednak nie ogranicza to prawa do złożenia skargi.

15. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Fly4Smile nie podejmuje wobec Klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Dane dotyczące aktywności na stronie mogą być wykorzystywane do pomiaru skuteczności reklam lub tworzenia grup odbiorców wyłącznie zgodnie z ustawieniami cookies i zgodami użytkownika.

16. Pliki cookies i podobne technologie

Strona Fly4Smile wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie służące do zapisywania lub odczytywania informacji na urządzeniu użytkownika.

Stosowane technologie mogą obejmować:

• cookies niezbędne – potrzebne do prawidłowego i bezpiecznego działania strony oraz formularzy;
• cookies funkcjonalne – umożliwiające zapamiętanie wybranych ustawień;
• cookies analityczne – pomagające zrozumieć sposób korzystania ze strony i poprawiać jej działanie;
• cookies marketingowe – wykorzystywane do pomiaru skuteczności reklam i dopasowywania komunikacji marketingowej.

Cookies niezbędne mogą być stosowane bez dodatkowej zgody, ponieważ są konieczne do prawidłowego działania strony lub realizacji funkcji wybranej przez użytkownika.

Cookies funkcjonalne, analityczne i marketingowe są uruchamiane wyłącznie zgodnie z wyborem dokonanym przez użytkownika w panelu zarządzania zgodami. Dotyczy to również narzędzi takich jak Google Analytics i Meta Pixel, jeżeli są wykorzystywane na stronie.

Użytkownik może zaakceptować wszystkie cookies, odrzucić cookies inne niż niezbędne albo dokonać indywidualnego wyboru poszczególnych kategorii.

Zgodę można w dowolnym momencie wycofać lub zmienić za pomocą panelu „Ustawienia cookies” dostępnego na stronie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

Aktualna lista wykorzystywanych cookies i podobnych technologii, ich dostawcy, cele oraz okresy działania są dostępne w panelu „Ustawienia cookies”.

17. Dane osób niepełnoletnich

Formularze i usługi Fly4Smile są przeznaczone przede wszystkim dla osób pełnoletnich.

Jeżeli zgłoszenie dotyczy osoby niepełnoletniej, dane powinny zostać przekazane przez jej rodzica lub opiekuna prawnego. Fly4Smile może poprosić o potwierdzenie uprawnienia do działania w imieniu osoby niepełnoletniej.

18. Bezpieczeństwo danych

Fly4Smile stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające chronić dane przed:

• nieuprawnionym dostępem;
• przypadkową utratą;
• zniszczeniem;
• nieuprawnionym ujawnieniem;
• zmianą;
• wykorzystaniem niezgodnym z przeznaczeniem.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków, w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

Żaden sposób przesyłania i przechowywania danych nie zapewnia całkowitego wyeliminowania ryzyka. W przypadku naruszenia ochrony danych Fly4Smile podejmie działania wymagane przez obowiązujące przepisy.

19. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku:

• zmiany przepisów;
• zmiany sposobu działania Fly4Smile;
• zmiany wykorzystywanych narzędzi;
• zmiany zakresu przetwarzanych danych;
• wprowadzenia nowych usług.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie fly4smile.pl wraz z datą jej obowiązywania.

Istotne zmiany dotyczące sposobu przetwarzania danych obecnych Klientów będą komunikowane w odpowiedni sposób, jeżeli będzie to wymagane przez prawo.